Política de protección de datos

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE GSD S.A.

Presentación.

El presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos en materia de protección de datos personales se expide por GENERAL SUPPLY DEPOT S.A en adelante GSD S.A para dar pleno cumplimiento a la disposición prevista en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a lo estipulado en artículo 13 del Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio de 2013 que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.

Resulta importante precisar que en los literales D y E del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 13 y subsiguientes del Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio del 2013 se hace expresa mención al Encargado y al Responsable del tratamiento, respectivamente. Así, el Responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, mientras que el Encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Actualmente las tecnologías permiten a GSD S.A la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal y comercial que utiliza para el cumplimiento de sus objetivos sociales y de negocios, como puede ser en sus procesos de selección y contratación de personal, o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores, accionistas y directivos, entre otros.

El derecho fundamental al Habeas Data tiene por objeto precisamente garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales otorga al titular facultades y/o acciones para mantener el control sobre su información personal.

Estas facultades y/o acciones van desde el derecho a saber quién obtiene y conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa recepción, almacenamiento, utilización y divulgación.

La Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio del 2013 desarrollan una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar el ejercicio del referido derecho fundamental. El objeto del presente manual: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, consiste en estipular y dar a conocer dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de responsables del tratamiento de datos personales de conformidad con lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley.

Este Manual permite establecer e instrumentar los cambios organizativos necesarios para determinar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Además incluye los aspectos básicos de índole normativa, documentos y demás procedimientos que permiten obtener la autorización para el tratamiento de datos personales de acuerdo con nuestras necesidades particulares.

CONTENIDO

CAPITULO I             DISPOSICIONES GENERALES

CAPITULO II            AUTORIZACIÓN

CAPÍTULO III           DERECHOS Y DEBERES

CAPITULO IV          SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

CAPITLO V              DISPOSICIONES FINALES

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CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO PRIMERO. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este documento fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio del 2013, y el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”. A estas Políticas le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.

ARTICULO SEGUNDO. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este Manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje GSD S.A con domicilio en la Carrera 69 No 74B-68 Barrio Las Ferias de Bogotá D.C con el correo sac@gsd.com.co y teléfonos 2310622 y 2310640 en Bogotá.

GSD S.A exclusivamente recepcionará, almacenará, transferirá y trasmitirá datos privados personales de clientes y/o proveedores que correspondan a la información comercial de estos con las siguientes finalidades; realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones legales y comerciales de nuestro objeto social. En ningún caso y por ningún motivo recepcionará, almacenará, trasmitirá y transferirá datos sensibles personales de clientes y/o proveedores o de personas naturales menores de edad.

ARTÍCULO TERCERO. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la compañía y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y  la Circular Externa 002 del 3 de noviembre de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio que “Adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio”, cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el cese de las operaciones de la sociedad.

GSD S.A exclusivamente recepcionará, almacenará, trasmitirá transferirá y datos personales privados de clientes y/o proveedores que correspondan a la información comercial de éstos, a través de ficheros automatizados de carácter personal e individual para cada uno de sus clientes y/o proveedores.

ARTÍCULO CUARTO. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 13 y subsiguientes del Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio del 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas y el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos.

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza GSD S.A a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

ARTÍCULO QUINTO. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio del 2013 se entiende por:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado al Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que será objeto de Tratamiento.
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  7. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos puedan estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  8. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  9. Transmisión: Tratamiento de datos personales implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  10. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  11. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  12. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO SEXTO. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán observados y respetados por GSD S.A en los procesos de recepción, uso y tratamiento de datos personales.

  1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por GSD S.A obedece a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
  2. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GSD S.A en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  5. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de GSD S.A se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

CAPÍTULO II.

AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO SÉPTIMO. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de GSD S.A requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. GSD S.A en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTÍCULO OCTAVO. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido la conducta del titular, los datos nunca hubieren sido recepcionados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por GSD S.A y será puesta a disposición del titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012 y con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal fue y/o será recepcionada y utilizada para fines determinados y conocidos, que tiene derecho a conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado y que se le dará en el futuro. Lo anterior con el fin de que el titular tome las decisiones pertinentes con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

La autorización es una declaración que informa al Titular de los datos personales:

  1. Quién recopila (responsable o encargado).
  2. Qué recopila (datos que se recepcionan).
  3. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).
  4. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
  5. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está obligado a autorizar su tratamiento.

ARTÍCULO NOVENO. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. GSD S.A adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO DÉCIMO. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

  1. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;
  2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. Los derechos que le asisten al Titular;
  4. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
  5. No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. GSD S.A conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, GSD S.A podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

CAPÍTULO III

DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GSD S.A en su condición de responsable del tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a GSD S.A en su condición de Responsable del Tratamiento.
  3. Ser informado por GSD S.A previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. DEBERES DE GSD S.A EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. GSD S.A tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y lo dispuesto en el Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio de 2013 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, GSD S.A se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 22 del Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio del 2013 la actualización, rectificación o supresión de los datos;
  4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
  5. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;

  1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  2. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  3. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  4. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

CAPÍTULO IV.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera GSD S.A garantizará al titular su derecho de acceso por tres vías:

  1. La primera determina que el titular puede conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
  2. La segunda, que el titular puede tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable
  3. La tercera el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de GSD S.A de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

PARÁGRAFO: GSD S.A garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o del mandato a su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso se ofrecerá sin límite de plazo y le permitirá al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 20 del Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio del 2013 los titulares o sus causahabientes, apoderados o representantes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de GSD S.A en consecuencia GSD S.A garantizará el derecho de consulta suministrando a los titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales GSD S.A garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales asimismo deben ser relacionados en el aviso de privacidad.
  3. La utilización y la aplicabilidad de los servicios de atención al cliente y/o o de los sistemas de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes, apoderados o representantes que, consideren pertinente la necesidad que la información contenida en la base de datos GSD S.A debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio del 2013 podrán presentar un reclamo ante GSD S.A como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, sus apoderados o representantes teniendo en cuenta el procedimiento señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o en los formatos que al efecto propone GSD S.A. Si el reclamo por escrito recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite inmediato, esto es, con la identificación del Titular, copia de la cedula de ciudadanía del titular, domicilio, dirección de notificaciones, mandato conferido al apoderado, documento que acredite la representación legal, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado para que dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que complete la información faltante. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que no debería ir dirigido como reclamación a GSD S.A ésta dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene GSD S.A una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido
  2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o sus representantes podrán solicitar a GSD S.A la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o su presión únicamente se podrán ejercer por:

  1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
  2. Su representante, previa acreditación de la representación.
  3. Por estipulación a favor de otro o para otro.
  4. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por GSD S.A señalados en el aviso de privacidad contener, como mínimo, la siguiente información:

  1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio idóneo para recibirla respuesta.
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos garantizados en la ley del habeas data para la protección de datos personales.
  4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

PARÁGRAFO PRIMERO. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. GSD S.A tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

GSD S.A tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

GSD S.A podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web de GSD S.A

Para estos efectos, GSD S.A podrá utilizar los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de la respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cada vez que GSD S.A habilite o establezca una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de los derechos por parte de los titulares de información protegida o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

PARÁGRAFO SEGUNDO. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a GSD S.A la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio del 2013.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GSD S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, GSD S.A debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información suprimida.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, GSD S.A deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó en los términos estipulados en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que GSD S.A debe dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que GSD S.A de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es carácter total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter de necesario en la relación entre titular y GSD S.A por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos que GSD S.A establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

CAPITULO V.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

ARTÍCULO VIGÉSIMO. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GSD S.A adoptará a las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, a través de ficheros individuales automatizados para cada uno de sus clientes y/o proveedores.

ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. GSD S.A mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

  1. Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
  2. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
  3. Funciones y obligaciones del personal.
  4. Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
  5. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
  6. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
  7. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
  8. Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.
  9. El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
  10. El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

 

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES FINALES

 

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. GSD S.A designa al Jefe del área Administrativa o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales y en ausencia definitiva o temporal de éste se designa para que cumpla estas funciones al Contador de la Compañía, dará trámite a las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio de 2013. Lo anterior, de ser necesario, se hará con el apoyo del área de SERVICIO AL CLIENTE.

PARÁGRAFO. GSD S.A designa a la Jefe del Área Administrativa como responsable de la adopción e implementación de las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1337 del 27 de junio de 2013

ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO. VIGENCIA. El presente Manual está rigiendo desde 30 de abril 2017.

 

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